Onfinity ERP by Ascot

1. النطاق والمسؤوليات

توضح هذه السياسة كيفية تعامل تطبيق Onfinity ERP by Ascot مع المعلومات. تم تطوير التطبيق ودعمه من قبل شركة Ascot Enterprise Solutions، وهو يربط الموظفين ببيئة Onfinity ERP التي تختارها أو توفرها جهة عملهم.

تحدد جهة عملك أو مؤسستك عادةً أسباب معالجة بيانات العمل وبيانات نظام ERP وكيفية معالجتها، وتكون هي المتحكم الرئيسي بهذه البيانات. وقد تعالج Ascot البيانات بصفتها مقدم خدمة عندما تستضيف التطبيق أو الخدمة المرتبطة أو تقوم بصيانتهما أو دعمهما. يجب توجيه الأسئلة المتعلقة بسجل وظيفي محدد إلى مؤسستك أولاً.

2. المعلومات التي يتعامل معها التطبيق

بحسب الوحدات التي تفعلها مؤسستك والإجراءات التي تختارها، قد يصل التطبيق إلى المعلومات التالية أو يستلمها أو يخزنها أو يرسلها:

• بيانات الهوية والاتصال، مثل الاسم واسم المستخدم ورقم الموظف أو المستخدم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف وصورة الملف الشخصي والشركة والدور والمؤسسة.
• بيانات المصادقة والأمان، مثل رموز الجلسة وبيانات تسجيل الدخول الموحد من Microsoft ومعرّف تثبيت ينشئه التطبيق واسم الجهاز أو طرازه ورمز الإشعارات وتفضيل فتح القفل بالبصمة. تبقى قوالب البصمة لدى نظام تشغيل الجهاز ولا يستلمها Onfinity.
• بيانات العمل ونظام ERP، مثل الحضور وساعات العمل والإجازات والموافقات والمهام والتدريب والأصول والمستندات وطلبات الدعم والشكاوى والإنذارات والاستقالة والمصروفات والمطالبات والسلف والقروض وقسائم الرواتب والسجلات الأخرى التي توفرها مؤسستك.
• الموقع الدقيق أو التقريبي ومعلومات الشبكة عند الحاجة لإجراء الحضور، بما في ذلك الإحداثيات ومعلومات الشبكة المحلية أو عنوان IP المستخدمة للتحقق من موقع عمل معتمد.
• الصور والملفات التي تختارها أو تلتقطها، مثل صور الحضور وصورة الملف الشخصي والإيصالات وإثباتات الإجازة ومستندات الموظف وملفات CRM ومرفقات الدعم.
• الرسائل والمحتوى الذي ينشئه المستخدم ويرسله عبر المحادثات والتعليقات ومسارات العمل وميزات الدعم المفعلة.
• معلومات تقنية وتشغيلية لازمة لتقديم الخدمة، مثل إصدار التطبيق ونوع نظام التشغيل أو الجهاز وبيانات تسليم الإشعارات واستخدام الميزات وسجلات التشخيص المحفوظة محلياً.

3. أسباب استخدام المعلومات

• مصادقة المستخدمين وحماية الجلسات وربط الموظف والشركة والدور والمؤسسة الصحيحة.
• تقديم وظائف ERP والموارد البشرية والحضور ومسارات العمل والمستندات والتواصل والإشعارات التي يطلبها المستخدم أو المؤسسة.
• التحقق من موقع الحضور أو شبكة مكان العمل عندما تفعل المؤسسة هذه الضوابط.
• حماية الحسابات ومنع إساءة الاستخدام ومعالجة الأعطال وتقديم الدعم والمحافظة على موثوقية الخدمة.
• الوفاء بالالتزامات التعاقدية والوظيفية والتدقيقية والأمنية والقانونية المطبقة على Ascot أو المؤسسة.

4. الأذونات وخيارات المستخدم

يطلب التطبيق أذونات الجهاز عند الحاجة فقط. تُستخدم الكاميرا لمسح رمز QR وصور الحضور، ويُستخدم الموقع للتحقق من الحضور، وتُستخدم الإشعارات لتنبيهات ERP والموارد البشرية، ويُستخدم NFC لوظائف البطاقات المفعلة. يختار المستخدم بنفسه الصور أو الملفات. ويمكن استخدام البصمة لفتح جلسة محمية محلياً عند تفعيلها. يمكنك رفض الأذونات الاختيارية من إعدادات الجهاز، لكن الميزة المرتبطة بها قد لا تعمل.

5. الإفصاح ومقدمو الخدمات

قد تُرسل المعلومات إلى خادم Onfinity ERP الذي تضبطه مؤسستك. وقد يعالجها موظفو Ascot المخولون تحديداً لتقديم الاستضافة أو الدعم، وكذلك مقدمو الخدمات الضرورية، بما في ذلك Microsoft لتسجيل الدخول وGoogle Firebase للإشعارات وخدمات المحادثة المفعلة. وقد يتم الإفصاح عن المعلومات إذا تطلب القانون ذلك أو لحماية المستخدمين أو المؤسسة أو Ascot أو الخدمة.

لا تبيع Ascot المعلومات الشخصية، ولا يستخدم التطبيق المعلومات الشخصية للإعلانات المقدمة من أطراف أخرى أو للتتبع الإعلاني عبر التطبيقات.

6. الأمان

يتطلب تطبيق Onfinity ERP by Ascot استخدام HTTPS لجميع اتصالات التشغيل المدعومة، ولا يدعم عناوين العملاء التي تستخدم HTTP فقط. تُشفّر البيانات أثناء نقلها بين التطبيق ونظام ERP المضبوط وخدمات الحضور وتسجيل الدخول الموحد من Microsoft وFirebase وغيرها من الخدمات المدعومة باستخدام بروتوكول TLS. كما تستخدم Ascot ضوابط وصول وتخزيناً آمناً على الجهاز لمواد الجلسة الحساسة. وتبقى المؤسسات مسؤولة عن أمان وضبط أنظمتها وشبكاتها الخاصة أو الداخلية أو المستضافة لديها. لا توجد وسيلة تخزين أو نقل إلكتروني آمنة بشكل مطلق.

7. الاحتفاظ والحذف

يتم الاحتفاظ بسجلات العمل ونظام ERP وفق تعليمات المؤسسة المرتبطة وسياساتها والتزاماتها القانونية ومدد الاحتفاظ المضبوطة. تُحفظ بيانات التطبيق المحلية فقط بالقدر اللازم للمصادقة والاستمرارية دون اتصال والإشعارات وتشغيل التطبيق، وتُحذف أو تُبطل عند الاقتضاء عند تسجيل الخروج أو إعادة ضبط التطبيق أو إلغاء تثبيته. وقد يتم الاحتفاظ ببعض سجلات التدقيق أو الأمان أو النسخ الاحتياطي أو السجلات القانونية لمدة أطول مطلوبة.

لا ينشئ التطبيق حساباً استهلاكياً مستقلاً؛ إذ تقوم مؤسسة المستخدم بإنشاء الحسابات وإدارتها. لطلب الوصول أو التصحيح أو التصدير أو التقييد أو حذف الحساب أو السجل الوظيفي، تواصل مع الموارد البشرية أو مسؤول النظام أو مسؤول الخصوصية في مؤسستك. وتساعد Ascot المؤسسة عند الحاجة.

8. المعالجة الدولية

قد تتم معالجة المعلومات في الدولة التي تستضيف فيها المؤسسة نظام Onfinity، أو حيث تعمل Ascot أو الجهات المقدمة للخدمات والمخولة منها، أو حيث تقدم Microsoft وGoogle خدماتهما، وذلك وفق الضمانات التعاقدية والقانونية المطبقة.

9. خصوصية الأطفال

التطبيق مخصص للمؤسسات والقوى العاملة ونظام ERP وليس موجهاً للأطفال. ويجب ألا تنشئ المؤسسات حسابات لمن هم دون الحد الأدنى للعمر المسموح به للعمل أو الخدمة ذات الصلة إلا عندما يكون ذلك مصرحاً به قانوناً.

10. التغييرات والتواصل

قد نحدث هذه السياسة عند تغير التطبيق أو الخدمات أو المتطلبات القانونية. وسيتم نشر النسخة الحالية على هذا العنوان مع تاريخ سريان محدث.

للاستفسار عن خصوصية التطبيق، تواصل عبر info@ascot.ws أو صفحة التواصل مع Ascot. أما الطلب المتعلق بسجلك الوظيفي أو سجل ERP فيجب توجيهه إلى مؤسستك أولاً.